Program Pengolah Kata (Ms.WORD)

MENGENAL TOOLS
PADA APLIKASI PENGOLAH KATA
MS. WORD

by. khanif nasrudin, S.Pd.

Hampir semua orang pada saat ini yang menggunakan komputer, pasti tidak asing lagi dengan program pengolah kata yang stu ini, apalagi kalau bukan microsoft office word atau yang sering disebut microsoft word. software ini pertama kali dikenalkan oleh Microsoft pada 25 Oktober 1983. di usia yang sudah tidak muda lagi, jelas jika software yang satu ini mengalami perkembangan yang semakin pesat dan pastinya tools dan inovasinya begitu berkreatif.

Setiap buatan manusia pasti ada yang nama manfaat, kelebihan dan kekurangan. Ms. word, software yang satu ini memiliki manfaat seperti :

1. pekerjaan selesai lebih mudah : karena dibantu dengan tools-tools yang beraneka ragam

2. dengan adanya kemudahan makan pekerjaan akan semakin cepat selesai

3. menghemat biaya produksi

Dari beberapa manfaat diatas, ada beberapa kelebihan dari software yang satu ini, diantaranya :

1. update yang berkelanjutan, secara otomatis dengan adanya update maka software akan mengalami perubahan dan semakin banyak tools yang bisa digunakan

2. tidak hanya teks yang bisa di olah, namun Ms. word juga bisa menyisipkan gambar, link, vidio, gif dll. sehingga akan membuat tampilan dokumen menjadi lebih menarik

3. banya pilihan file ekstensi untuk penyimapanannya (format file).

Selain adanya kelebihan, yang namanya buatan manusia pasti diimbangi dengan adanya kekurangan, kekurangan yang ada pada Ms. word diantaranya :

1. seringnya update dan ada tools baru yang sering membingungkan pengguna

2. ada beberapa ekstensi file dari virsi update yang berbeda yang tidak dapat sinkron/cocok

Untuk memperjelas beberapa tools di Ms. word pada versi update terbaru dan fungsi setiap toolsnya, berikut saya jelaskan secara singkatnya.

A. Bagian pada tampilan utama

Ketika kita sudah mengistal software Ms.Office dan salah satunya program pengolah kata Ms.word ketika di buka maka tampila awal software seperti pada gambar, versi yang ada pada gambar merupakan Ms.word versi 2013 dan berikut ini beberapa menu dan fungsinya :

1.Quick Access Toolbar : Ikon yang ini ada di bagian pojok kiri atas. semua icon yang ada di Ms. word dikelompokkan secara terpisah, ikon ini adalah yang paling berguna dan bakal paling sering dipakai dalam pengetikan. Misalkan saja perintah SAVE (menyimpan hasil kerja), OPEN (membuka dokumen hasil kerja), ENDO/REDO (berfungsi untuk mengembalikan atau memajukan tampilan hasil kerja) dan lainnya.

2. Title Bar: Ada di bagian tengah atas dalam tampilan lembar kerja Word dan biasanya memperlihatkan nama dokumen yang tengah Anda kerjakan. Kalau dokumen itu belum disimpan dan memiliki nama, maka yang muncul adalah kata Document secara default

3. Page Status: Ada di bagian paling bawah dalam tampilan lembar kerja Word. Bagian ini berfungsi untuk memperlihatkan halaman, jumlah kata hingga penggunaan bahasa apa yang paling sering diambil. Sehingga Anda tak perlu lagi menghitung sudah berapa kata yang dikerjakan karena ada sebuah fitur otomatis penghitungan kata.

4. Tab Menu: Tepat di bawah Title Bar, ada Tab Menu yang berisi berbagai menu yang masing-masing sudah pasti memiliki fungsi berbeda sesuai dengan kebutuhan pengetikan Anda.

5. Ribbon Tool: Secara mudahnya, ini adalah ‘isi’ dari Tab Menu. Di mana Ribbon Tool berupa kumpulan ikon yang mewakili berbagai fungsi dan perintah-perintah spesifik tertentu

6. Scroll Bar: Dalam tampilan lembar kerja, di bagian kiri dan bawah ada sebuah tombol yang bisa digunakan untuk menggeser tampilan secara horizontal dan vertikal. Sehingga Anda bisa melihat seluruh hasil kerja

7. Zoom Menu: Seperti namanya, menu yang ada di bagian kiri bawah ini memiliki fungsi untuk melakukan zooming alias memperbesar sekaligus memperkecil tampilan lembar kerja Word

8. Windows Menu: Terletak di bagian pojok kanan atas, menu ini memuat tiga perintah umum pada Microsoft yakni Minimize, Maximize (Restore Down) dan Close. Sepertinamanya, Minimize berfungsi untuk menarik tampilan Word ke latar belakang, lalu Maximize untuk mengembalikan atau mengubah ukuran tampilan Word dan Close untuk menutup Word

B. Fungsi icon pada Tab Menu

1. Menu File

• SAVE: Jika sudah menyelesaikan pekerjaan di lembar kerja, langsung simpan dokumen tersebut supaya tak hilang. Dalam versi Word masa kini, biasanya juga tersedia fitur otomatis autosave setiap beberapa menit sekali. Jika sebuah dokumen kerja telah di-save, Anda tak perlu khawatir jika komputer tiba-tiba mati karena listrik padam atau rusak
• SAVE AS: Menu ini sebetulnya memiliki fungsi hampir sama dengan SAVE, hanya saja untuk SAVE AS lebih spesifik. Dengan SAVE AS, Anda bisa memilih dokumen mau disimpan di mana atau mungkin diganti nama atau ekstensi file
• OPEN: Membuka file dokumen yang sebelumnya sudah disimpan di komputer atau media lain
• CLOSE: Menutup dokumen yang telah dibuka atau dibaca
• INFO: Memuat rincian informasi dari dokumen yang tengah dikerjakan
• RECENT: Memperlihatkan daftar dokumen yang baru saja dibuka atau sedang diedit
• NEW: Membuka lembar kerja baru pada aplikasi Word
• PRINT: Mencetak dokumen yang sudah dibuat. Pastikan kalau perangkat komputer Anda sudah terhubung dengan printer supaya bisa melakukan proses pencetakan dokumen
• SAVE AND SEND: Menyimpan dokumen kemudian mengirimkannya ke email atau diunggah langsung ke blog. Fitur ini hanya bisa digunakan jika komputer Anda sudah memasang browser dan memiliki akses internet
• HELP: Merupakan menu bantuan jika menemui masalah saat menggunakan Word
• OPTION: Berisi aneka menu yang dibutuhkan untuk melakukan penyesuaian tampilan dokumen/lembar kerja
• EXIT: Menutup sekaligus keluar dari aplikasi Word

2. Menu Home

a). CLIPBOARD: Merupakan pengelompokan ikon yang berfungsi untuk menyalin atau memindahkan elemen dalam sebuah dokumen

• PASTE: Menempelkan teks atau obyek baik gambar/tabel yang sebelumnya sudah disalin
• COPY: Menyalin atau meng-copyteks atau obyek
• CUT: Memotong sekaligus memindahkan teks atau obyek
• FORMAT PAINTER: Meniru alias menyalin format sebuah halaman lembar kerja untuk digunakan pada halaman lain

b). FONT: Merupakan pengelompokan ikon alias Ribbon Group yang berfungsi untuk mengubah dan menyesuaikan tampilan font baik berupa huruf, angka atau karakter spesial

• FONT: Memilih jenis dan gaya huruf
• FONT SIZE: Mengubah dan menyesuaian ukuran huruf pada lembar kerja
• GROW FONT: Menambah atau memperbesar ukuran font
• SHRINK FONT: Mengurangi atau mengecilkan ukuran font
• CHANGE CASE: Mengubah teks yang dipilih menjadi huruf kapital
• CLEAR FORMATTING: Menghapus seluruh format pengaturan pada tampilan teks
• BOLD: Memberikan efek tebal pada teks
• ITALIC: Memberikan efek miring pada teks
• UNDELINE: Memberikan efek garis bawah pada teks
• STRIKETHROUGH: Memberikan efek coretan pada teks
• SUBSCRIPT: Membuat format pangkat di atas pada teks
• SUPERSCRIPT: Membuat format pangkat di bawah pada teks
• TEXT EFFECT: Memberikan beberapa efek pada teks
• TEXT HIGHLIGHT EFFECT: Menampilkan semacam efek stabilo pada teks
• FONT COLOR: Mengubah warna teks

c). PARAGRAPH: Berisi sekelompok ikon yang mengatur sekaligus menyesuaian format paragraf sebuah dokumen

• BULLET: Menambahkan bullet dan berbagai tanda lainnya pada teks dengan format listing
• NUMBERING: Menambahkan format penomoran secara otomatis pada dokumen
• DECREASE INDENT: Menggeser paragraf dokumen ke bagian kiri
• INCREASE INDENT: Menggeser paragraf dokumen ke bagian kanan
• ALIGMENT LEFT: Membuat teks menjadi rata kiri
• ALIGMENT CENTER: Membuat teks menjadi rata tengah
• ALIGMENT LEFT: Membuat teks menjadi rata kanan
• JUSTIFY: Membuat teks menjadi rata kanan dan kiri
• LINE AND PARAGRAPH: Mengatur sekaligus menyesuaikan jarak antar baris pada dokumen
• SHADING: Mengubah warna di bagian latar belakang teks
• BORDER: Menambahkan garis tepi/border pada teks

d). STYLE: Berisi sekelompok ikon yang berfungsi sebagai text formatting supaya bisa digunakan lebih cepat saat pengetikan, tanpa perlu mengatur terlebih dulu

e). EDITING: Berisi sekelompok ikon yang berfungsi untuk melakukan editing pada dokumen yang dikerjakan

• FIND : Mencari atau menemukan kata-kata tertentu pada dokumen
• REPLACE: Berfungsi mengganti kata-kata tertentu pada dokumen secara sekaligus
• SELECT: Memilih sekaligus memblok teks pada dokumen

3. Menu Insert

a). PAGES: Berisi ikon yang berfungsi untuk menyesuaikan pengaturan pada lembar kerja

• COVER PAGE: Menyisipkan halaman cover pada dokumen
• BLANK PAGE: Memasukan sebuah halaman kosong ke dokumen
• PAGE BREAK: Memotong/memutus halaman dan pindah ke halaman berikutnya

b). TABLE: Seperti namanya, ikon ini berfungsi untuk memasukkan tabel pada lembar kerja. Anda bisa memilih ada berapa kolom dan baris yang dibutuhkan

c). ILLUSTRATIONS : Sekelompok ikon yang berfungsi untuk memasukkan gambar, chart, clipart atau tabel dan lain-lain ke dokumen

• PICTURE: Memasukan gambar dari media penyimpanan ke lembar kerja
• CLIP ART: Memasukan clip art yang sudah disediakan oleh sistem Windows ke dokumen
• SHAPES: Membuat berbagai bentuk sederhana seperti lingkaran, persegi, elips, dll
• SMARTART: Membuat semacam tabel structural ke dalam dokumen
• CHART: Membuat grafik dengan aneka bentuk sesuai kebutuhan dan data

d). LINKS : Sekelompok ikon yang memiliki fungsi menghubungkan ke tautan alias link atau dokumen hingga obyek lainnya

• HYPERLINK: Memasukan sebuah tautan/link/url web tertentu ke dalam teks atau obyek di dalam dokumen
• BOOKMARK: Menghubungkan suatu bagian dari dokumen dengan bagian lain
• CROSS-REFERENCE: Menghubungkan sebuah teks dengan suatu objek yang masih ada di dalam dokumen yang sama

e). HEADER & FOOTER: Sekelompok ikon yang berfungsi menyesuaikan pengaturan pada bagian atas dan bawah dokumen

• HEADER: Menambahkan header pada bagian atas setiap halaman dokumen
• FOOTER: Menambahkan footer pada bagian bawah setiap halaman dokumen
• PAGE NUMBER: Menyisipkan nomor pada setiap halaman dokumen

f). TEXT: Sekelompok ikon yang berfungsi membuat teks dengan berbagai efek dan bentuk

• TEXT BOX: Menambahkan kotak kosong yang berisi teks pada dokumen
• QUICK PARTS: Menyisipkan berbagai objek ke dalam lembar kerja MS Word
• WORD ART: Memberikan sejumlah efek keren pada teks tertentu di dokumen
• SIGNATURE LINE: Menambah tempat kosong yang bisa digunakan untuk tanda tangan
• DATE & TIME: Menambahkan tanggal ke dalam dokumen
• OBJECT: Untuk menambahkan objek tertentu ke dalam dokumen

g). SYMBOL: Sekelompok ikon yang berfungsi menyisipkan berbagai simbol umum

• EQUATION: Menambahkan berbagai simbol yang umum digunakan dalam matematika ke dalam lembar kerja
• SYMBOL: Menambahkan berbagai bentuk simbol ke dalam lembar kerja

4. Menu Page Layout

a). THEMES: Sekelompok ikon yang berfungsi menyesuaikan tema dan tampilan halaman lembar kerja

• THEMES: Memilih tema halaman dan juga warna dari teks
• COLORS: Menentukan warna dari tema halaman lembar kerja
• FONT: Memilih jenis font yang akan digunakan pada lembar kerja Word
• EFFECT: Mengatur efek yang akan berdampak pada objek di dalam dokumen

b). PAGE SETUP: Sekelompok ikon yang berguna untuk mengatur segala hal yang berhubungan dengan halaman lembar kerja

• MARGIN: Menyesuaikan batas pinggir lembar kerja
• ORIENTATION: Menentukan apakah dokumen berbentuk horizontal atau vertikal
• SIZE: Menyesuaikan ukuran panjang dan lebar halaman dokumen
• COLUMNS: Menentukan jumlah teks akan dibagi menjadi beberapa kolom
• BREAKS: Mengatur bentuk dan letak dari halaman ataupun kolom teks
• LINE NUMBERS: Memberikan penomoran pada setiap baris teks
• HYPENATION: Untuk memisahkan antara kata dengan penghubung

c). PAGE BACKGROUND: Sekelompok ikon yang berfungsi mengatur aneka efek pada lembar kerja

• WATERMARK : Memberikan watermark pada lembar kerja.
• PAGE COLOR: Memilih warna lembar kerja
• PAGE BORDER: Memberikan garis tepi pada dokumen

d). PARAGRAPH: Sekelompok ikon yang berfungsi menyesuaikan pengaturan tampilan format paragraf dokumen

• INDENT: Menambah ataupun mengurangi jarak teks dari pinggir halaman dokumen
• SPACING: Menentukan jarak antar paragraf teks dalam dokumen

e). ARRANGE: Sekelompok ikon yang berguna untuk mengatur tampilan format obyek di lembar kerja

• POSITION: Memilih sekaligus menentukan letak dari suatu objek dalam dokumen
• WRAP TEXT: Mengatur posisi dari obyek dalam sebuah paragraf
• BRING FORWARD: Meletakkan suatu obyek di depan obyek lainnya pada lembar kerja
• SEND BACKWARD: Meletakkan suatu obyek di belakang obyek lainnya pada lembar kerja
• SELECTION PANE: Menampilkan navigasi obyek
• ALIGN: Menentukan perataan dari suatu obyek
• GROUP : Mengelompokkan beberapa obyek menjadi satu
• ROTATE: Memutar posisi suatu obyek

5. Menu Referances

Menu yang satu ini sangat jarang digunakan, didalam menu ini terdapat beberapa Ribbon Group yang memiliki fungsi sendiri-sendir. karena jarang digunakan jadi saya tidak akan menjelaskannya panjang lebar.

6. Menu Mailings

Didalam menu yang satu ini ada beberapa fitur dalam penulisan surat masal seperti Mail Merge yang memungkinkan Anda menulis satu surat berisi sama tapi penerimanya berbeda-beda. Dalam MAILINGS, Anda juga bisa mengatur tampilan amplop dan label yang mempermudah pekerjaan.

7. Menu Review

Tab Menu ini memang berfungsi untuk melakukan review dari lembar kerja yang sudah terisi. Mulai dari pengecekan spelling hingga grammar yang berkaitan dengan tata bahasa, hingga perhitungan jumlah kata, bahasa yang sering dipakai sampai lainnya. Tentu saja REVIEW ini akan sangat berguna bagi Anda yang berprofesi sebagai seorang penulis yang memang dituntut punya hasil kerja pengetikan mendekati sempurna.

8. Menu View

Toolbar VIEW ini berfungsi sebagai pengaturan tampilan lembar kerja. Misalkan saja Anda ingin melihat dokumen dalam tampilan dua halaman atau lebih hingga menambahkan ruler atau navigasi halaman, semua tersedia di VIEW. Beberapa tool yang ada seperti DOCUMENT VIEW dan ZOOMING sampai tampilan jendela pada Word.